گفت‌وگو مشروح نوید شاهد با سرپرست دفتر مطالعات و پژوهش‌های بنیاد شهید و امورایثارگران «بخش دوم»/

مدیریت دانش سازمانی؛ گامی اساسی برای جلوگیری از دوباره‌کاری و حفظ حافظه تاریخی بنیاد شهید

دکتر عادل مهری، مدیرکل دفتر مطالعات و پژوهش‌های بنیاد شهید و امور ایثارگران، در دومین گفت‌وگوی اختصاصی با نوید شاهد، از برنامه «استقرار نظام مدیریت دانش و پیگیری بهره‌برداری از یافته‌های پژوهشی» در ۵ سال آینده گفت. این برنامه با هدف جلوگیری از دوباره‌کاری‌های پژوهشی، مستندسازی تجربه‌های موفق و افزایش دسترسی مدیران به یافته‌های پژوهشی طراحی شده است.

کد خبر: ۶۲۳۸۲۶

پنجشنبه - ۱۱ تير ۱۴۰۵ / 1405 11 April

به گزارش خبرنگار نوید شاهد، یکی از چالش‌های اساسی سازمان‌های بزرگ نظیر بنیاد شهید، از دست دادن حافظه سازمانی و دوباره‌کاری‌های پژوهشی است. دکتر عادل مهری، مدیرکل دفتر مطالعات و پژوهش‌های بنیاد، در گفت‌وگویی اختصاصی با پایگاه خبری نوید شاهد، از برنامه «استقرار نظام مدیریت دانش و پیگیری بهره‌برداری از یافته‌های پژوهشی» رونمایی کرد که در ۵ سال آینده، زیرساخت‌های لازم برای ثبت، طبقه‌بندی و بهره‌برداری از دانش سازمانی را فراهم خواهد آورد. دومین بخش این گفت‌وگو را در ادامه می‌خوانید.

نوید شاهد: با تشکر از وقتی که در اختیار ما قرار دادید. آقای مهری، برنامه «استقرار نظام مدیریت دانش و پیگیری بهره‌برداری از یافته‌های پژوهشی» تا چه اندازه می‌تواند از دوباره‌کاری و پراکندگی پژوهش‌ها جلوگیری کند؟

عادل مهری: این برنامه، در واقع مکمل برنامه پژوهش مسئله محور است. یکی از مشکلات بزرگ سازمان‌های بزرگ مثل بنیاد، «از دست دادن حافظه سازمانی» است؛ یعنی در استان الف، پژوهشی انجام می‌شود، اما استان ب از آن بی‌خبر است و سال بعد، همان پژوهش را دوباره انجام می‌دهد. ما در این برنامه، راه‌اندازی بانک اولیه یافته‌های پژوهشی را در دستور کار داریم. همچنین برای اولین بار، شیوه‌نامه ثبت، طبقه‌بندی و سطح‌بندی دسترسی به یافته‌ها را تدوین می‌کنیم تا هر مدیری در هر جایگاه سازمانی، به داده‌ها و دانش متناسب با خود دسترسی داشته باشد.

نوید شاهد: خروجی‌های مشخص این برنامه در ۵ سال آینده چیست؟

عادل مهری: خروجی‌های این برنامه بسیار روشن است. ما طراحی و راه‌اندازی بانک اولیه یافته‌های پژوهشی و مطالعاتی بنیاد را در دستور کار داریم. همچنین تدوین شیوه‌نامه ثبت، طبقه‌بندی و سطح‌بندی دسترسی به یافته‌ها از دیگر خروجی‌های مهم این برنامه است. ثبت پژوهش‌های جدید در بانک دانش، تدوین خلاصه‌های مدیریتی منتخب برای مدیران، مستندسازی نخستین مجموعه تجربه‌های موفق، درس‌آموخته‌ها و تجارب مدیریتی، و طراحی سازوکار پیگیری بهره‌برداری از نتایج پژوهش‌ها در برنامه‌ها و تصمیمات سازمانی از دیگر خروجی‌های این برنامه به شمار می‌رود.

نوید شاهد: شاخص‌های عملکردی کمی که برای این برنامه در ۵ سال آینده تعیین شده، چیست؟

عادل مهری: برای این برنامه نیز شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مشخصی تعریف شده است.
شاخص اول این است که بانک اولیه یافته‌های پژوهشی را ایجاد خواهیم کرد.
شاخص دوم این است که تعیین کردیم دست‌کم ۷۰ پژوهش جدید در این بانک ثبت شود.
شاخص سوم این است که برای مدیران ارشد، دست‌کم ۴ خلاصه مدیریتی بسیار کاربردی تولید کنیم.
شاخص چهارم که شاید ارزشمندترین بخش این برنامه باشد، مستندسازی تجربه‌های عملیاتی است. قول داده‌ایم که دست‌کم ۱۰ تجربه موفق مدیریتی یا درس‌آموخته مهم را از میان مدیران باسابقه و ایثارگران متخصص ستاد و استان‌ها جمع‌آوری و ثبت کنیم تا این سرمایه گران‌بها از دست نرود و به نسل جدید مدیریتی انتقال یابد.
شاخص پنجم این است که دست‌کم ۴۰ درصد از یافته‌های پژوهشی باید دارای برنامه پیگیری و بهره‌برداری باشند.
شاخص ششم تعیین خط پایه میزان استفاده از یافته‌های پژوهشی در جلسات تصمیم‌گیری و اصلاح فرآیندها است.

نوید شاهد: دستاوردهای اصلی این برنامه برای بنیاد شهید و امور ایثارگران چیست؟

عادل مهری: این برنامه دستاوردهای مهمی به همراه خواهد داشت که از جمله آنها می‌توان به ایجاد زیرساخت اولیه مدیریت دانش بنیاد، افزایش دسترسی مدیران به یافته‌های پژوهشی، جلوگیری از بایگانی شدن بخشی از نتایج پژوهش‌ها، و آغاز انتقال نظام‌مند تجربه میان ستاد و استان‌ها اشاره کرد. همچنین این برنامه به تقویت اولیه حافظه سازمانی، کاهش دوباره‌کاری در مطالعات، و افزایش استفاده از دانش مستند در تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی بنیاد کمک خواهد کرد.

نوید شاهد: برای مقابله با ریسک «تبدیل بانک دانش به مخزن بی‌استفاده» چه راهکاری در نظر گرفته‌اید؟

عادل مهری: برای مقابله با ریسک تبدیل بانک دانش به مخزن بی‌استفاده، بر «ارائه منظم یافته‌های منتخب در جلسات مدیریتی» تأکید کرده‌ایم؛ یعنی قرار نیست مدیری برای استفاده از دانش، حتماً به بانک مراجعه کند؛ بلکه ما خلاصه‌ها را به جلسات می‌بریم. همچنین برای مقابله با ریسک عدم ثبت منظم نتایج پژوهش، تدوین شیوه‌نامه ثبت و بهره‌برداری از دانش را در دستور کار داریم و پایش ثبت پژوهش‌ها و میزان بهره‌برداری از آن‌ها در تصمیمات مدیریتی را به‌صورت مستمر انجام می‌دهیم.

نوید شاهد: در مورد محرمانگی گزارش‌ها که گاهی بهانه‌ای برای بایگانی می‌شود، چه تدبیری اندیشیده‌اید؟

عادل مهری: در مورد محرمانگی که گاهی بهانه‌ای برای بایگانی گزارش‌ها می‌شود، ما «سطح‌بندی دسترسی» را تعریف می‌کنیم. یعنی تمام گزارش‌ها به یک اندازه محرمانه نیستند. بخش عمومیِ یافته‌ها قابل اشتراک‌گذاری گسترده است، و بخش‌های محرمانه‌تر نیز با سطح دسترسی مشخص، در اختیار تصمیم‌گیران همان حوزه قرار می‌گیرد. همچنین برچسب‌گذاری و طبقه‌بندی استاندارد یافته‌ها را انجام می‌دهیم تا دسترسی به اطلاعات به‌درستی مدیریت شود.

نوید شاهد: چه واحدهایی در اجرای این برنامه با دفتر مطالعات همکاری دارند و نقش ناظر بر عهده کیست؟ و سخن پایانی شما چیست؟

عادل مهری: اجرای این برنامه بدون همراهی همه ارکان بنیاد، غیر ممکن است. واحدهای همکار ما در این مسیر، علاوه بر دفتر مطالعات، شامل کلیه معاونت‌ها، ادارات کل ستادی و استانی، دانشگاه‌ها و مراکز پژوهشی معتبر و حتی ایثارگران متخصص بازنشسته هستند. همچنین برای تضمین کیفی کار، کمیته عالی برنامه‌ریزی و توسعه راهبردی به‌عنوان «ناظر» این برنامه تعیین شده است که بر اجرای صحیح شاخص‌ها و دستاوردها نظارت مستقیم خواهد داشت. این نشان می‌دهد که این برنامه، صرفاً یک کار تشریفاتی دفتر مطالعات نیست، بلکه یک اولویت راهبردی کل سازمان است. سخنم با همه همکاران این است که اگر پژوهش، جامعه ایثارگری و مشکلات اداری ما را التیام نبخشد، صرفاً هدررفت وقت و سرمایه است. مستندسازی تجربه‌های موفق و درس‌آموخته‌ها، سرمایه‌ای است که نباید از دست برود. این طرح تحولی بزرگ در نگرش ما به دانش خواهد بود. از همه مدیران اجرایی می‌خواهم که تجربیات ارزشمند خود را با ما در میان بگذارند و از پژوهشگران عزیز نیز می‌خواهم که نگاه خود را از «تولید مقاله» به «حل مسئله» تغییر دهند. ان‌شاءالله که با همت همگانی، این امر مهم صورت گیرد.

انتهای پیام/